Weniger Handarbeit. Mehr Ordnung bei Leads und Aufgaben

KI-Automatisierung lohnt sich dort, wo dieselbe Arbeit jeden Tag von Hand erledigt wird: eine Anfrage aus dem Postfach in eine Tabelle übertragen, Kollegen erinnern, vor dem Meeting einen Bericht zusammenstellen. Als Agentur für KI-Automatisierung verbinden wir diese Schritte so, dass die Maschine die Wiederholung übernimmt und ein Mensch sieht, was passiert ist, und entscheidet. Wir beginnen mit dem einen Ablauf, der am meisten Zeit frisst. Der Plan für das ganze Unternehmen kann warten.

Prozessautomatisierung: womit anfangen

Ein guter Kandidat wiederholt sich, hat einen klaren Auslöser und ein klares fertiges Ergebnis und läuft bereits einigermaßen stabil. Zum Beispiel:

• eine Anfrage aus Formular oder E-Mail landet im CRM oder in einer Tabelle, und die zuständige Person wird sofort benachrichtigt;
• eingehende Mails werden sortiert, aus den wichtigen entstehen Aufgaben;
• ein Wochenbericht baut sich aus mehreren Quellen selbst zusammen;
• Artikel entstehen nach festen Regeln und warten vor der Veröffentlichung auf Freigabe.

Ändert sich der Ablauf jede Woche, ist es zu früh. Legen Sie zuerst fest, wie er laufen soll. Sonst wird das heutige Durcheinander in Code gegossen.

So arbeiten wir

Wir zerlegen den Ablauf: Was löst ihn aus, wer ist verantwortlich, wann ist er fertig, und was passiert, wenn ein Schritt ausfällt? Danach wählen wir den einfachsten Weg, die Systeme zu verbinden. Einfache Verbindungen laufen über fertige Konnektoren. Wo eigene Logik, Textarbeit oder sensible Daten gefragt sind, schreiben wir einen KI-Agenten für Ihren Ablauf und betreiben ihn auf einem Server, auf dem die Daten unter Kontrolle bleiben. Wenn eine selbst gehostete Lösung besser passt, arbeiten wir mit n8n.

Riskante Aktionen (Veröffentlichung, Änderung von Kundendaten, geschäftliche oder rechtliche Entscheidungen) laufen erst nach Bestätigung durch einen Menschen. Benachrichtigungen und Logs zeigen, wo es hakt, damit ein Fehler nicht wochenlang unbemerkt bleibt.

Marketing-Automatisierung: das Beispiel BETSA

Für BETSA, ein Bau- und Sanierungsunternehmen in Deutschland, haben wir eine gesteuerte Content-Engine gebaut. Vom 13. Juni bis 31. Dezember 2025, also in 202 Tagen, veröffentlichte sie 1.222 WordPress-Artikel, rund sechs pro Tag. Themenregeln banden jeden Text an das echte Angebot des Unternehmens, das Ergebnis haben wir in der Search Console geprüft. In gleich langen Zeiträumen von je 202 Tagen stiegen die organischen Klicks von 550 auf 2.600.

Die Grenze gehört dazu: Das Wachstum fiel in die Laufzeit des Systems. Es beweist nicht, dass das System die einzige Ursache war, und sagt nichts über Verkäufe. Wie gemessen wurde, steht im BETSA-Case.

Unser interner Pilot Klar hat fünf Postfächer von drei Unternehmen (PILLAR, Betsa und GrandMa) zu einem Ablauf zusammengeführt. KI sortierte die Mails, das System legte Aufgaben an und verschickte Digests, die Antworten blieben bei Menschen. Vom 12. bis 26. Juni 2026 liefen 615 Nachrichten durch, vom 13. Juni bis 8. Juli entstanden 91 Aufgaben und 148 Digest-Versände. Eingesparte Zeit oder Kosten haben wir nicht gemessen und behaupten sie deshalb auch nicht.

Wenn Ihre Anfragen noch in Chats stecken, lesen Sie zuerst, ob Sie schon ein CRM brauchen oder eine Tabelle reicht.

Und ein Chatbot?

Ja, das setzen wir um: Ein Bot in Telegram oder auf der Website beantwortet wiederkehrende Fragen aus einer abgestimmten Quelle, nimmt die Anfrage auf und übergibt alles, was eine Entscheidung braucht, an einen Menschen. Einen veröffentlichten Chatbot-Case haben wir noch nicht, deshalb nennen wir keine Zahlen und beginnen mit den Fragen, die sich wirklich wiederholen. Mehr dazu auf der Seite Chatbot für Unternehmen.

Was es kostet

Einen Festpreis gibt es auf der Website nicht, denn die Kosten hängen vom Ablauf ab: wie viele Systeme verbunden werden und ob es dafür Konnektoren gibt, ob fertige Werkzeuge reichen oder ein eigener Agent mit Server nötig ist, wie sensibel die Daten sind und wer das System nach dem Start betreut. Das gilt auch, wenn eine CRM-Einführung Teil des Projekts ist. Wir schätzen einen Ablauf ein und nennen den Umfang schriftlich.

Für wen es passt und für wen nicht

Passt für kleine und mittlere Unternehmen, deren Team im Copy-and-paste versinkt, deren Anfragen stundenlang warten und deren Ablauf bereits stabil ist.

Passt nicht, wenn sich der Ablauf wöchentlich ändert, niemand für das Ergebnis verantwortlich ist oder die Erwartung besteht, dass KI wichtige Entscheidungen allein trifft.

Wenn Sie mehrere KI-Agenturen vergleichen, fragen Sie jede, was passiert, wenn ein Schritt ausfällt. Die Antwort sagt mehr als jede Demo. Und sobald ein Ablauf läuft, geht es meist darum, ob man den Zahlen trauen kann. Dabei hilft Analytics.

So beginnen Sie

Schreiben Sie uns eine Nachricht zu einer wiederkehrenden Aufgabe: Wo beginnt sie, wo bleibt sie hängen, wie oft kommt sie vor und welche Werkzeuge nutzen Sie schon? Wir antworten schriftlich, ob Automatisierung jetzt passt oder der Ablauf zuerst Ordnung braucht.