Wie du als Selbstständige:r neue Aufträge findest: Bereite dich zuerst auf die Prüfung vor

Du klickst bei einer Bewerbung auf „Senden“, liest deinen Preis noch einmal und stellst dir schon den ersten Einsatz oder den Arbeitsbeginn vor. Dann kommt eine kurze Nachricht: Dein Angebot wurde nicht berücksichtigt. Nicht, weil dein Preis zu hoch war, und nicht, weil jemand anderes zwangsläufig besser arbeitet. In deiner Einreichung fehlte etwas, das der Auftraggeber vor dem Vergleich der Angebote bestätigt haben wollte. Das ist ein unangenehmer Moment, weil er sich wie ein kaputter Prozess anfühlt: Du bereitest sorgfältig Kaffee zu, aber die Kaffeemaschine ist noch nicht eingesteckt. Du kannst endlos nach neuen Anzeigen suchen, aber zuerst lohnt es sich zu verstehen, auf welche Weise genau du geprüft wirst.

Auftragssuche für Selbstständige bedeutet nicht nur, Menschen zu finden, die eine Dienstleistung brauchen. Sie bedeutet, eine Antwort auf die einfache Frage des Auftraggebers vorzubereiten: „Kann ich dir genau diese Arbeit anvertrauen?“ Bei einem privaten Kunden und in einem öffentlichen Verfahren klingt diese Frage unterschiedlich. Wenn du sie nicht vermischst, verschwendest du weniger Kraft auf zufällige Einreichungen und siehst besser, wo deine Präsenz wirklich sinnvoll ist.

Ein privater Auftraggeber ist ein Unternehmen oder eine Person, die einen Auftragnehmer für den eigenen Bedarf selbst auswählt. Zum Beispiel sucht die Inhaberin eines kleinen Büros jemanden für Gebäudereinigung, also für die professionelle Reinigung von Räumen. Sie kann Bekannte fragen, eine Empfehlung für dich sehen, mehrere Angebote vergleichen oder dir nach einem kurzen Gespräch schreiben. Hier zählt, ob du die Dienstleistung verständlich erklärst, die Grenzen der Arbeit benennen kannst und mit dir leicht ein nächster Schritt vereinbart werden kann. Für öffentliche Aufträge sieht das deutsche Gesetz GWB § 97 Wettbewerb und transparente Verfahren vor, und die Teilnehmenden müssen gleich behandelt werden, sofern das Gesetz nicht ausdrücklich etwas anderes vorsieht.

Ein privater Kontakt bedeutet nicht, dass du irgendwie antworten kannst. Wenn die Person nicht versteht, was genau du tun wirst, wann es erledigt sein wird und was sie ihrerseits vorbereiten muss, bleibt deine gute Arbeit für sie eine Vermutung. Deshalb ist es nach der ersten Anfrage sinnvoll, nicht mit einer allgemeinen Preisliste zu eilen, sondern ein paar Fragen zur Aufgabe zu stellen und kurz wiederzugeben, wie du sie verstanden hast.

Ein öffentliches Verfahren ist ein formaler Weg, über den ein öffentlicher Auftraggeber einen Auftragnehmer auswählt. Es ist nicht einfach ein Schriftwechsel nach dem Muster „Was wird es kosten?“: Dein Angebot wird innerhalb der Bedingungen eines bestimmten Verfahrens geprüft.

Bestimme zuerst, in welcher Welt du gerade bist

Du musst die Regeln einer Welt nicht in die andere übertragen. Wenn ein privates Unternehmen nach einer Empfehlung einen Auftragnehmer gewählt hat, bedeutet das nicht, dass ein öffentliches Verfahren genauso abläuft. Und umgekehrt: Wenn du gelernt hast, Unterlagen für eine formale Einreichung sorgfältig zusammenzustellen, macht das nicht jeden privaten Kunden zu einem Beamten mit Akte.

Es gibt aber eine nützliche gemeinsame Handlung: Bestimme bei jeder möglichen Beauftragung sofort, ob es sich um einen privaten Kontakt oder ein öffentliches Verfahren handelt. Halte dann fest, was der Auftraggeber genau erhalten möchte und welcher Nachweis deiner Zuverlässigkeit für ihn verständlich sein wird.

Wenn du zum Beispiel selbstständig kurze Videos schneidest, kann ein privater Kunde über eine Empfehlung aus einem bekannten Unternehmen kommen. Schicke ihm dann kein Bündel allgemeiner Floskeln. Zeige ein passendes Beispiel, erkläre, was genau die Arbeit umfasst, und frage nach seinen Materialien und dem gewünschten Ergebnis. Wenn du dagegen ein öffentliches Verfahren siehst, halte eine frühere E-Mail mit einem Preis nicht für eine ausreichende Einreichung: Öffne die Bedingungen und prüfe, was dort bestätigt werden muss.

In GWB § 122 bedeutet das Wort Eignung die Eignung eines Unternehmens: Öffentliche Aufträge erhalten fachkundige und leistungsfähige Unternehmen, die nicht nach §§ 123 oder 124 ausgeschlossen wurden. Die Eignungskriterien legt der Auftraggeber selbst für den konkreten Auftrag fest. Deshalb gibt es keine einzige allgemeine Datei, die dir ein für alle Mal alle Verfahren öffnet. Das ist ein wichtiger Unterschied für Einsteiger:innen: Du kannst ehrlich eine gute Fachkraft, Designer:in oder Berater:in sein, aber das Verfahren kann verlangen, genau das zu bestätigen, was für die ordnungsgemäße Ausführung dieser Arbeit nötig ist. Rate nicht, was „reichen müsste“, sondern lies die Bedingungen wie eine Anleitung für die Arbeit, auf die du dich bewirbst.

Gleiche die Bedingung mit einem echten Nachweis ab

Stell dir vor, du hast ein kleines Reinigungsunternehmen und siehst einen öffentlichen Auftrag für Gebäudereinigung. Ein Auftraggeber kann seine Kriterien so beschreiben, dass ihm deine Fachkunde und deine Fähigkeit wichtig sind, den Umfang zu bewältigen. Ein anderer formuliert Anforderungen anders, weil er eine inhaltlich andere Arbeit beschafft. Deine Aufgabe ist nicht zu beweisen, dass du „generell toll“ bist, sondern jeden Punkt der Bedingungen dem Dokument oder der Erklärung zuzuordnen, die du tatsächlich vorlegen kannst.

Erstelle für jede Einreichung eine einfache Arbeitskarte. Schreibe in die linke Spalte die Anforderung des Auftraggebers in deinen eigenen Worten. Gib in der rechten Spalte an, womit du sie genau belegst: mit einem Dokument, einer Beschreibung deiner Erfahrung, Angaben zu Ressourcen oder der ehrlichen Mitteilung, dass dir dieser Nachweis bisher fehlt. Füge eine dritte kurze Kennzeichnung hinzu: Das Material ist schon fertig, muss aktualisiert werden oder ist noch vorzubereiten. So siehst du sofort den Unterschied zwischen einer tatsächlichen Möglichkeit und einer Bewerbung, die aus Hoffnung zusammengestellt wurde.

Versuche nicht, eine Lücke mit einer schönen Präsentation zu verstecken. Wenn der Nachweis fehlt, ist das ein Signal, dich nicht aufs Geratewohl zu bewerben, sondern zu verstehen, was du für die nächste Gelegenheit vorbereiten musst. Manchmal ist das nützlichste Ergebnis eines Verfahrens, das nicht zu dir passt, nicht eine Bewerbung, sondern eine genaue Liste dessen, was deinem Arbeitsset fehlt.

Es gibt Dinge, die nicht zur Wahl des Angebotsstils oder zur Stärke eines Portfolios gehören. GWB § 123 sieht den zwingenden Ausschluss eines Unternehmens aus einem öffentlichen Verfahren in jeder Phase vor, wenn dem Auftraggeber eine rechtskräftige Verurteilung oder eine verhängte Geldbuße wegen einer der in dieser Vorschrift aufgeführten Straftaten bekannt ist.

Hier ist es wichtig, dem Gesetz nichts hinzuzudenken und dir aus dem Beispiel einer anderen Person keine Diagnose zu stellen. Wenn deine Situation rechtliche Details hat, ziehe aus einem einzigen Artikel keinen Schluss. Für die tägliche Vorbereitung ist die Schlussfolgerung jedoch einfach: Formale Gründe bestehen unabhängig davon, wie überzeugend du die Dienstleistung beschreibst. Preis, ein sympathisches Schreiben und gut ausgeführte frühere Arbeiten ersetzen nicht die Erfüllung der Anforderungen des Verfahrens.

Trenne deshalb zwei Ordner, auch wenn sie digital sind: In einem bewahrst du Materialien über deine Arbeit auf - Leistungsbeschreibung, Beispiele und verständliche Bedingungen - und im anderen Dokumente und Angaben für formale Einreichungen. Stelle sie nicht erst zusammen, wenn die Anzeige bereits geöffnet ist und das Postfach mit ungelesenen Nachrichten blinkt. Gerade die Trennung ist wichtig: Lege nicht alle Dateien in einen großen Ordner mit Namen wie „neu_final_ganz_sicher“. Wenn Materialien nach ihrem Zweck getrennt sind, siehst du schneller, was fehlt: eine Erklärung der Dienstleistung, ein Arbeitsbeispiel oder ein formaler Nachweis. Außerdem beantwortest du dir ehrlicher, ob du jetzt bereit bist, dich zu bewerben.

Diese Vorbereitung bedeutet nicht, dass du dich in eine Kanzlei verwandeln musst. Sie bedeutet etwas anderes: Wenn ein passender Auftrag erscheint, beginnst du nicht mit Panik und der Suche nach alten Anhängen. Wiederkehrende Teile dieser Arbeit lassen sich schrittweise über Automatisierung der Dokumentenvorbereitung ordnen, aber zuerst musst du selbst erkennen, welche Materialien sich wiederholen und wer ihre Aktualität prüfen soll.

GWB § 97 sagt ausdrücklich, dass bei der Vergabe öffentlicher Aufträge die Interessen kleiner und mittlerer Unternehmen vornehmlich berücksichtigt werden sollen. Das ist hilfreich zu wissen, wenn du denkst: „Öffentliche Verfahren gibt es nur für große Unternehmen.“ Allein die geringe Größe bedeutet nicht, dass du dort nichts zu suchen hast.

Verwandle diese Vorschrift aber nicht in ein Versprechen. Sie hebt die Kriterien eines konkreten Auftrags nicht auf, beseitigt nicht die Notwendigkeit der Eignung und verschafft keinen automatischen Sieg. Sie bedeutet nur, dass du diesen Kanal wegen deiner eigenen Größe nicht schon vorher aus deinem Blickfeld streichen solltest.

Sinnvoller ist es, gezielt vorzugehen. Bewirb dich nicht überall, nur weil ein Verfahren offen ist. Wähle die Möglichkeiten aus, bei denen du deine Fachkunde und Leistungsfähigkeit ohne Verrenkungen erklären kannst. Wenn die Bedingungen zu deiner tatsächlichen Dienstleistung passen, prüfe sie genauer. Wenn nicht, halte fest, was dir genau gefehlt hat, und kehre zu deinen Materialien zurück.

Halte dich ebenso nicht an nur einen Kanal. Führe eine einfache Notiz: Woher kam der Kontakt, war es eine private Anfrage oder ein öffentliches Verfahren, in welcher Phase stoppte alles, und was hast du gelernt? Du musst daraus keine komplizierte Tabelle machen: Es reicht, wenn du nach einiger Zeit dein eigenes Bild sehen kannst. Wo finden dich Menschen? Wo führt dein Angebot zu einem Gespräch? Wo stoppst du noch vor der Preisbewertung? Wenn es mehr Einträge werden, als du bequem manuell überblicken kannst, hilft Analyse der Auftragskanäle, dieses Bild zusammenzustellen.

Eine solche Notiz schützt auch vor einer weiteren Falle. Nach mehreren erfolglosen Versuchen ist es leicht zu entscheiden, dass „dieser Kanal nicht funktioniert“. Tatsächlich kann sich eine Ablehnung nicht auf den Kanal bezogen haben, sondern auf eine einzelne unpassende Arbeit, ein nicht vorbereitetes Dokument oder eine unklare Erklärung der Dienstleistung. Trenne diese Gründe, bevor du einen Weg der Auftragssuche aufgibst.

Du musst nicht für jedes mögliche Verfahren eine fertige Antwort haben. Du brauchst eine Grundlage, die sich leicht mit konkreten Bedingungen abgleichen lässt. Sammle an einem zugänglichen Ort eine kurze und wahrheitsgemäße Beschreibung deiner Dienstleistungen, aktuelle Arbeitsbeispiele, eine Liste dessen, was du tatsächlich leisten kannst, und Dokumente, die du schon in Einreichungen verwendet hast. Schreibe neben jedes Material das Datum der Prüfung, damit du nicht eine alte Version versendest, nur weil sie in der Suche zuerst erscheint. Kehre nach jeder Einreichung zu diesem Set zurück: Wenn du eine Datei suchen, eine Beschreibung umschreiben oder eine Anforderung klären musstest, füge klareres Material oder eine kurze Notiz für dich hinzu.

Mache es dir dann zur Gewohnheit, dich nach jeder unangenehmen Ablehnung zu fragen: „An welcher Stelle genau wurde ich gestoppt?“ Wenn sich die Antwort wiederholt, hängt deine nächste Einreichung weniger von Erinnerung und Eile ab.

Wenn es in einem privaten Gespräch an Klarheit fehlte, überarbeite deine Erklärung der Dienstleistung. Wenn in einer öffentlichen Einreichung ein Nachweis fehlte, füge ihn deinem Set hinzu, wenn das wirklich möglich ist. Wenn die Arbeit grundsätzlich nicht zu deinem Unternehmen passte, tarne das nicht als Misserfolg. Suche nicht hastig nach der nächsten Anzeige, bevor du verstanden hast, was genau du in deinem Set ändern solltest.

Erster Schritt: Öffne den letzten Auftrag, auf den du dich bewerben wolltest, und schreibe in zwei Spalten seine Anforderungen und deine Nachweise für jede davon auf. Erst danach entscheidest du, ob es sich lohnt, nach der nächsten Anzeige zu suchen.