Wie du neue Aufträge für ein kleines Unternehmen findest - ohne vor dem Preisgespräch auszuscheiden

Du klickst auf „Angebot einreichen“, schaust noch einmal auf den vorgeschlagenen Preis und denkst: Dieses Mal habe ich alles ordentlich zusammengestellt. Die Leistungen sind beschrieben, die Summe ist klar, und der Kunde braucht doch genau das. Dann kommt eine kurze Antwort: Dein Angebot wurde nicht weiter berücksichtigt. Nicht weil jemand günstiger war. Es hat den Preisvergleich einfach nicht erreicht.

Das ist eine unangenehme Stelle bei der Auftragssuche: Es wirkt, als müsstest du deine Arbeit noch besser verkaufen, obwohl du zuerst die Regeln für den Zugang verstehen musst. Ein Teil der Aufträge entsteht aus Gesprächen, Empfehlungen und Folgeanfragen. Ein anderer Teil läuft über ein öffentliches Verfahren - einen formalen Weg, auf dem ein staatlicher oder anderer öffentlicher Auftraggeber nach bekannt gegebenen Regeln einen Auftragnehmer auswählt. In diesen beiden Welten sind weder der erste Schritt noch der Grund für eine Absage gleich.

Die nützliche alltägliche Frage lautet also nicht „wo kann ich noch Kunden suchen?“, sondern „auf welche Aufträge bin ich schon vorbereitet, ohne in letzter Minute in Hektik zu geraten - und was hält mich bei den anderen genau auf?“ Wenn du diese Frage ehrlich beantwortest, wird die Suche keine Wanderung zwischen Tabs mehr, von denen jeder Gold verspricht und noch ein Formular liefert.

Ein privater Auftraggeber ist ein Unternehmen oder eine Person, die selbst entscheidet, wen sie beauftragt. Hier entsteht ein Auftrag oft dadurch, dass du einen Bedarf erkennst: Jemand hat neue Räume eröffnet, den Dienstleister gewechselt, schafft das aktuelle Volumen nicht mehr oder wünscht sich klarere Kommunikation. Du musst zeigen, dass du die konkrete Aufgabe verstanden hast, den nächsten Schritt benennen und der Person eine einfache Möglichkeit geben zu prüfen, ob die Zusammenarbeit mit dir ruhig und klar ablaufen wird.

Ein öffentliches Verfahren funktioniert anders. In Deutschland legt GWB § 97 den Grundsatz fest: Öffentliche Aufträge werden im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren vergeben. Derselbe Paragraf verlangt die Gleichbehandlung der Teilnehmer, sofern das Gesetz keine Ausnahme vorsieht. Das bedeutet: Ein Schreiben mit „wir geben uns wirklich Mühe“ ersetzt nicht das, was in den Bedingungen verlangt wurde. Gleichbehandlung ist hier vielleicht nicht besonders romantisch, aber sie erklärt, warum der Auftraggeber dir nach der Einreichung ein fehlendes Dokument nicht einfach durchgehen lassen darf.

Zwei verschiedene erste Schritte

Mische diese Wege nicht in einer Liste von „Leads“. Ein Lead ist ein möglicher Kontakt oder eine Gelegenheit, eine Dienstleistung zu verkaufen. Liegen eine warme Empfehlung von einer bekannten Person und eine Bekanntmachung über einen öffentlichen Auftrag nebeneinander, brauchen sie unterschiedliche Handlungen. Für die Empfehlung bereitest du eine kurze Erklärung vor, wie du gerade in dieser Situation helfen kannst, sowie eine Frage, mit der du den Umfang der Arbeit erfährst. Für ein Verfahren liest du zuerst die Anforderungen und markierst, was du schon jetzt nachweisen kannst.

Stell dir vor, du bietest Gebäudereinigung - professionelle Reinigung von Gebäuden - an. Der Inhaber einer kleinen Werkstatt meldet sich über eine Bekanntschaft: Ihm gefällt nicht, dass die Räume nach der Schicht schmutzig bleiben. Deine Aufgabe ist nicht, so zu tun, als wäre das ein Wettbewerb mit zehn Ordnern. Frage nach den Räumen, dem Zeitplan, dem erwarteten Ergebnis und der Person, die entscheidet. Schicke nach dem Gespräch ein klares Angebot, das genau auf diesen Bedarf passt.

Nun eine andere Situation: Du siehst ein öffentliches Verfahren für eine ähnliche Leistung. Die Ähnlichkeit der Arbeit macht die Regeln nicht ähnlich. Hier ist der Preis nur ein Teil des Angebots. Kläre zuerst, welche Kriterien der Auftraggeber für den Teilnehmer festgelegt hat und ob du die Nachweise besitzt. Wenn nicht, verbringe nicht den Abend mit einem schönen Kostenvoranschlag, den niemand vergleichen kann.

Im privaten Vertrieb suchst du nicht nach einem abstrakten „Auftrag“, sondern nach dem Moment, in dem ein Unternehmen eine konkrete Arbeit hat. Geh zurück zu den Menschen, die dich schon kennen: frühere Kunden, Partner, Lieferanten und Unternehmer aus deinem Umfeld. Schreibe nicht allen dasselbe „habt ihr Arbeit für mich?“. Benenne besser deine Leistung und die Art von Situation, die du übernimmst: zum Beispiel regelmäßige Reinigung nach einem Dienstleisterwechsel oder die Vorbereitung von Räumen für eine Eröffnung.

Beobachte danach deine eigenen Gespräche. Wenn Menschen regelmäßig nach demselben Problem fragen, garantiert das keine Nachfrage im Markt, aber es ist ein Anlass zu klären, wer entscheidet und was einen Kauf jetzt verhindert. Notiere nicht nur den Namen des Kontakts, sondern auch den Grund der Anfrage, das Datum des nächsten Schritts und das Ergebnis. Nach einigen solchen Einträgen siehst du, wo du wirklich Gespräche bekommst und wo du nur die Visitenkarten anderer sammelst. Wenn die Einträge wachsen und verloren gehen, kann die Automatisierung wiederkehrender Vorbereitungsschritte manuelles Kopieren von Daten verringern, aber sie entscheidet nicht für dich, wen du ansprichst oder was du anbietest.

Für öffentliche Verfahren suchst du Bekanntmachungen als eigenen Kanal. Schließe nicht allein aus dem Titel auf die Attraktivität eines Auftrags. Öffne die Bedingungen und schreibe auf: Was genau ist zu leisten, welche Nachweise verlangt der Auftraggeber, wo wird das Angebot eingereicht und welche Anforderungen sind an genau diesen Auftrag gebunden? Dann verwechselst du nicht „das wäre interessant zu machen“ mit „ich kann jetzt teilnehmen“.

Sieh dir außerdem deine eigenen Ergebnisse nach Kanälen an. Dafür brauchst du keine komplizierten Tabellen: Es reicht, den Namen des Kanals, die Zahl begonnener Gespräche, die Zahl versandter Angebote, die Antwort und den Grund zu erfassen, wenn er bekannt ist. Kanalanalysen sind nützlich, wenn sie dir helfen, diesen Weg ohne Vermutungen zu sehen: nicht „ich glaube, Empfehlungen funktionieren“, sondern „aus dieser Quelle sind wir tatsächlich zu konkreten Gesprächen gekommen“.

Eignung bedeutet bei einem öffentlichen Auftrag, dass ein Unternehmen die Kriterien erfüllt, die für die ordnungsgemäße Ausführung eines konkreten Auftrags erforderlich sind. GWB § 122 sagt, dass öffentliche Aufträge an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen vergeben werden, die nicht nach §§ 123 oder 124 ausgeschlossen wurden. Der wichtige Teil für dich ist: Die Eignungskriterien legt der Auftraggeber für den konkreten Auftrag selbst fest. Es gibt also keinen einzigen universellen Ordner mit dem Titel „wir sind geeignet“. Es gibt deinen grundlegenden Satz an Nachweisen über das Unternehmen, aber du musst ihn jedes Mal mit der konkreten Anfrage abgleichen. Das ist wie bei Schlüsseln: Der Schlüsselbund kann groß und ordentlich sein, doch nur der richtige Schlüssel öffnet die Tür.

Von ähnlicher Arbeit zur Prüfung der Nachweise

Stell dir vor, du hast bereits kleinere regelmäßige Arbeiten für private Kunden erledigt und siehst einen öffentlichen Auftrag, der größer wirkt, inhaltlich aber vertraut ist. Entscheide nicht vorschnell, dass die Erfahrung „im Allgemeinen passt“. Lies, welche konkreten Merkmale der Eignung in den Bedingungen genannt sind. Lege dann zwei Spalten an: „kann ich nachweisen“ und „kann ich nicht nachweisen oder verstehe ich nicht“. In die erste schreibst du den Namen des Dokuments oder die Information, nicht nur „vorhanden“. In die zweite kommt die Frage, die vor der Einreichung geklärt werden muss.

Eine solche Liste diszipliniert besser als Hoffnung. Sie zeigt vier verschiedene Situationen, die oft vermischt werden: Du hast noch keinen passenden Auftrag gefunden; du hast einen gefunden, aber nicht den erforderlichen Nachweis; du hast den Nachweis, aber ihn nicht rechtzeitig für die Einreichung zusammengestellt; oder du kannst einreichen, aber Preis und Arbeitsbedingungen ergeben für dich keinen Sinn. Jede Situation braucht eine andere Handlung. Die erste löst du durch die Suche nach einer präziseren Auftragsart. Die zweite durch die Vorbereitung von Nachweisen oder durch den Verzicht auf dieses Verfahren. Die dritte durch Ordnung in den Unterlagen. Die vierte durch die nüchterne Entscheidung, es nicht zu übernehmen.

Versuche nicht, dich davon zu überzeugen, dass der Verzicht auf ein unpassendes Verfahren eine Niederlage ist. Das ist normale Auswahl. Du bewahrst deine Aufmerksamkeit für eine Gelegenheit, bei der deine Arbeit und deine Vorbereitung wirklich berücksichtigt werden können.

Es gibt Absagen, die du durch die Qualität des Angebots beeinflussen kannst: Du hast den Bedarf nicht verstanden, die Arbeit unklar beschrieben oder die Bedingungen nicht erklärt. In einem öffentlichen Verfahren gibt es jedoch auch formale Gründe, die unabhängig davon bestehen, wie gut du die Leistung ausführen kannst.

GWB § 123 sieht den zwingenden Ausschluss eines Unternehmens von der Teilnahme in jeder Phase vor, wenn dem Auftraggeber eine rechtskräftige Verurteilung oder eine verhängte Geldbuße wegen einer der in diesem Paragrafen aufgeführten Straftaten bekannt ist. Das ist keine Liste, die du aus dem Gedächtnis weitererzählen oder auf deinen eigenen Fall auslegen solltest. Für deine tägliche Arbeit ist etwas anderes wichtiger: Ein schweres formales Problem wird nicht durch einen niedrigeren Preis, ein schönes Schreiben oder ein gutes Arbeitsbeispiel ausgeglichen. Wende also keine Energie für eine Erklärung auf, die eine zwingende Bedingung nicht ersetzen kann: Trenne zuerst das, was du am Angebot verbessern kannst, von dem, was verhindert, dass es überhaupt in den Vergleich kommt.

Reduziere nicht jede Absage auf „Pech gehabt“. Halte nach der Einreichung den bekannten Grund fest, und wenn es keine Antwort gibt, schreibe auch das auf: Die nächste Entscheidung darf nicht auf einer Vermutung stehen.

Auch in privater Arbeit ist derselbe Grundsatz nützlich, obwohl die Regeln dort nicht gleich sind. Wenn ein Kunde nach einem Angebot verschwindet, nenne das nicht automatisch „Absage wegen des Preises“. Vielleicht war er nicht bereit zu kaufen, hat den Umfang der Arbeit nicht verstanden oder durfte selbst nicht entscheiden. Füge beim nächsten Mal vor dem Kostenvoranschlag eine einfache Frage hinzu: Wer genehmigt die Arbeit, und nach welchen Merkmalen wird ein Dienstleister ausgewählt?

Die schlechteste Zeit, eine benötigte Datei zu suchen, ist, wenn das Formular bereits offen ist und gleichzeitig Benachrichtigungen, Telefon und dein eigener Scham über Namen wie „final_final_2“ im Kopf klingeln. Ein kaputter Prozess ist immer sehr erfinderisch: Er versteckt Wichtiges genau dann, wenn du es eilig hast.

Lege statt einer universellen Präsentation eine einfache Bereitschaftskarte an. Sie kann sogar in einem gewöhnlichen Dokument stehen. Für jede Auftragsart lässt du fünf Felder frei:

• was genau du verkaufst und welches Ergebnis dein Unternehmen verantwortet;
• für wen diese Leistung passt und wem du ehrlich absagst;
• welche Materialien bereits vorhanden sind, um deine Leistungsfähigkeit nachzuweisen;
• was für die Einreichung zu einem konkreten Auftrag fehlt;
• wer für die nächste Handlung verantwortlich ist und wann du zum Kontakt oder zu den Bedingungen zurückkehrst.

Das ist keine Bürokratie um der Unterlagen willen. Eine solche Karte trennt Tatsache von Annahme. Du siehst, ob du wirklich bereit bist oder nur rechtzeitig fertig werden willst. Bei einem privaten Kontakt hilft sie dir, eine Vereinbarung nicht zu vergessen und kein Angebot ins Leere zu schicken. Bei einem öffentlichen Verfahren hilft sie dir, die Bedingungen durchzugehen, ohne fehlende Nachweise durch Optimismus ersetzen zu wollen.

GWB § 97 sagt außerdem, dass die Interessen mittelständischer Unternehmen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich berücksichtigt werden sollen. Das ist kein Versprechen, dass ein kleines Unternehmen automatisch einen Vorteil oder einen Auftrag erhält. Es ist ein Grund, den Kanal nicht allein wegen der Unternehmensgröße aufzugeben - und zugleich Anforderungen nicht zu übersehen, die für alle Teilnehmer gelten. Halte diesen Gedanken neben der Bereitschaftskarte fest: Die Größe deines Unternehmens hebt die Anforderungen nicht auf, ist aber auch kein Grund, eine Gelegenheit nicht zu prüfen, die wirklich zu dir passt.

Beginne mit einem letzten unklaren Fall und fülle die Bereitschaftskarte nur dafür aus. So siehst du, ob dir ein Kanal, ein Dokument, Klarheit über die Bedingungen oder Ordnung fehlt.