KI schreibt wie alle. Und dein Unternehmen klingt am Ende wie niemand

In deiner Werkstatt gibt es jemanden, der am Geräusch erkennt, was sich gelockert hat. Es gibt eine Person im Team, die noch weiß, warum dem Kunden die vorige Variante nicht gefallen hat. Und es gibt viele kleine Entscheidungen, dank derer die Arbeit überhaupt gut wird.

In einem Beitrag ist daraus plötzlich „innovative Lösungen, ein hohes Serviceniveau und individuelle Betreuung“ geworden.

Der Text ist ordentlich. Es gibt kaum Fehler. Ersetze den Namen der Werkstatt durch den eines Reinigungsunternehmens, Fensterherstellers oder Beratungsbüros, und er funktioniert weiter. Zugegeben, vor allem als Hintergrundrauschen.

KI kann dir helfen, schneller zu schreiben. Doch wenn du nur bittest: „Schreib einen schönen Beitrag über uns“, erfährt sie nicht, wegen welcher Entscheidungen man euch auswählt. Im Wort „schön“ steckt diese Information nicht.

Wenn die Stimme deines Unternehmens erhalten bleiben soll, beginne mit dem Material, das das Modell bearbeiten soll.

Unter einem eigenen Stil verstehen viele eine Sammlung von Adjektiven: freundlich, kompetent, locker, humorvoll. Sie helfen, den Ton zu beschreiben, geben einem Text aber noch keinen Inhalt.

Stellen wir uns ein fiktives Unternehmen vor, das Fenster einbaut. Die Kunden fragen regelmäßig, ob sie vor dem Einbau etwas vorbereiten müssen. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter erklärt, wie der Zugang freigemacht wird, was neben dem Fenster weggeräumt werden sollte und welche Details vorher mit dem Montageteam abzusprechen sind.

Das ist schon eine gute Grundlage für einen nützlichen Beitrag. Es gibt eine konkrete Leserin oder einen konkreten Leser, eine Situation und eine Handlung. Selbst ein ruhiger Text ohne jeden Witz kann unverwechselbar klingen, wenn das Unternehmen die Arbeit auch in echten Gesprächen so erklärt.

Die Bitte „Schreib fachkundig und mit Humor über einen hochwertigen Einbau“ kann dagegen leicht einen Text hervorbringen, der viel Selbstbewusstsein und wenig Information enthält. Nicht, weil das Modell böse Absichten hätte. In der Aufgabe steht fast nichts, was dieses Unternehmen von anderen unterscheidet.

Frag dich vor der Generierung: Welche eigene Aussage wollen wir vermitteln und was kann die lesende Person nach dem Text tun? Wenn du darauf keine Antwort hast, wird ein weiterer Absatz über Professionalität sie nicht liefern.

Sammle für den Entwurf ein kurzes Briefing: Worum geht es, für wen ist der Text, welches Problem hat die Person, was tut ihr tatsächlich und was könnt ihr nicht versprechen?

In unserem fiktiven Beispiel könnte das eine Notiz der zuständigen Person sein: „Vor dem Einbau muss der Zugang zum Fenster frei sein. Wenn schwere Möbel daneben stehen, sprechen wir gesondert ab, wer sie bewegt. Wie wir den Raum schützen, erklären wir vor der Anfahrt. Wir versprechen nicht, dass überhaupt kein Staub entsteht.“

Diese Fakten sind erfunden, um den Ansatz zu veranschaulichen. Ein echtes Unternehmen sollte seine eigenen Bedingungen nennen, die zur tatsächlichen Arbeit passen. Übernimm diese Liste nicht ungeprüft für dein Unternehmen.

Achte auf den letzten Satz. Auch die Grenzen einer Leistung gehören in den Text. Wenn du sie nicht nennst, kann im Entwurf bequem stehen: „Wir kümmern uns um alles“ – und die echten Teammitglieder müssen anschließend die Fragen dazu beantworten.

In seinem Leitfaden zum Formulieren von Prompts empfiehlt OpenAI, konkreten Kontext zu geben, Anforderungen klar zu beschreiben und die Anfrage nach Sichtung des Ergebnisses zu präzisieren. Für unsere Aufgabe heißt das: Informationen über die tatsächliche Arbeit mitgeben und prüfen, wie daraus ein Text geworden ist. Ein gut formulierter Prompt allein garantiert noch keine wahrheitsgemäße Antwort.

Such zwei oder drei Texte, die schon so klingen, wie du es möchtest. Das kann ein eigener Beitrag sein, eine Antwort an einen Kunden oder eine Erklärung aus dem Team. Wichtig sind Beispiele mit Inhalt, nicht nur mit angenehmem Rhythmus.

Erkläre dann, was erhalten bleiben soll. Zum Beispiel: direkte Ansprache, eine kurze Erklärung vor einer Aufzählung, konkrete Verben, ein ruhiger Umgang mit Einschränkungen. Wenn ihr Witze macht, sag, worüber sich die Ironie richten darf. Nicht jedes Unternehmen muss eine Kundenfrage in eine Stand-up-Nummer verwandeln.

Auch ein misslungenes Beispiel kann helfen. Zeig einen Absatz wie „Wir bieten umfassende Lösungen für Ihre Anforderungen“ und erkläre, was daran nicht passt: Die lesende Person versteht nicht, welches Problem ihr löst, wie ihr es löst und was als Nächstes zu tun ist.

Gib nur Material weiter, das du für diese Arbeit verwenden darfst. Persönliche Kundennachrichten, Kontaktdaten und nicht öffentliche Bedingungen musst du nicht nur für den Stil hinzufügen. Oft reicht es, identifizierende Angaben zu entfernen und die eigene Erklärung stehenzulassen.

Ein guter fremder Text kann dir helfen zu beschreiben, was dir an der Darstellung gefällt. Die eigene Stimme sollte aber aus den eigenen Gedanken und Materialien entstehen – nicht aus der Bitte, den Artikel einer anderen Person unter deinem Namen umzuschreiben.

Hier ist ein fiktiver Entwurf:

Was lässt sich hier überprüfen? Fast nichts. „Alle Wünsche“ hat keine Grenzen, „makellos“ erklärt den Ablauf nicht und eine Garantie für das beste Ergebnis hat niemand freigegeben.

Nun eine Variante auf Grundlage der Notiz:

Auch diese Variante muss mit der tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens abgeglichen werden: Konkretheit allein macht eine Aussage noch nicht wahr. Aber hier sind die Aufgabe und die einzelnen Schritte verständlich. Damit der Text nach euch klingt, muss nicht in jedem Satz ein firmeneigenes Schlagwort stehen.

Wenn beim Überarbeiten die Bedingungen und Hinweise verschwunden sind und nur ein angenehmer Ton übrig bleibt, hat der Text einen wichtigen Teil seiner Aussage verloren. Prüfe die Fakten zusammen mit dem Klang.

Du kannst diese Grundlage verwenden. Fülle die eckigen Klammern mit deinen Angaben und eigenen Textbeispielen.

Der letzte Punkt trennt den Text von den Dingen, die noch geprüft werden müssen. Lies den Entwurf trotzdem selbst, auch wenn das Modell sagt: „Es gibt keine Annahmen.“ Die eigene Einschätzung des Modells ist kein Beleg für Fakten.

Prüfe im ersten Durchgang die Aussagen anhand des Ausgangsmaterials. Ist plötzlich eine kostenlose Anfahrt dazugekommen? Wurde aus einer ungefähren Zeitangabe ein festes Versprechen? Steht im Text, das Unternehmen erledige Arbeiten selbst, die es tatsächlich an einen externen Dienstleister weitergibt?

Im zweiten Durchgang prüfst du, ob die Aufgabe der lesenden Person klar ist. Vielleicht steckt ein guter Rat unter drei Absätzen Einleitung. Oder nach einer Erklärung bleibt unklar, welche Informationen an die zuständige Person geschickt werden sollen.

Im dritten Durchgang lies den Text laut vor. Würde jemand aus dem Team das so sagen? Kannst du einen Satz vorlesen, ohne neu ansetzen zu müssen? Klingt eine gewöhnliche Terminnachricht wie die feierliche Eröffnung eines internationalen Forums?

Auch in seinem Material zum Schreiben empfiehlt OpenAI, Planung, Entwurf, Überarbeitung und Anpassung an den jeweiligen Kanal als getrennte Schritte zu behandeln. Die Abfolge ist hier nützlich: Ein Beitrag, eine Nachricht und eine Leistungsseite brauchen unterschiedliche Darstellungsformen. Die Qualitätskriterien und die endgültige Entscheidung bleiben bei dir.

Nicht jeder Entwurf lässt sich retten. Wenn ihm die eigene Aussage fehlt, ist es manchmal schneller, zu den Notizen zurückzukehren und eine neue Aufgabe zu formulieren, als zwanzigmal um „noch mehr Menschlichkeit“ zu bitten.

Damit du nicht jeden Entwurf von vorn beginnen musst, speichere nach einigen gelungenen Texten ein kurzes Dokument: An wen schreibt ihr? Welche Fragen erklärt ihr? Wie sprecht ihr Menschen an? Welche Beispiele klingen gut und welche Versprechen müssen freigegeben werden?

Aktualisiere es, wenn sich Leistungen oder Bedingungen ändern. Ein altes Beispiel mit einem nicht mehr gültigen Angebot kann leicht in einem neuen Entwurf landen, wenn es ohne Hinweis als Vorlage bleibt.

Auch die Prüfung sollte einer konkreten Person zugewiesen sein. KI kann den Entwurf beschleunigen, aber jemand muss bestätigen, dass der Text zur tatsächlichen Arbeit passt. Wie man solche Aufgaben auswählt, haben wir im Artikel „KI im Unternehmen: Was abgeben, damit du nichts nacharbeiten musst“ beschrieben.

Beginne mit einem Inhalt, den dein Unternehmen ohnehin braucht. Gib Fakten, eigene Beispiele und Kriterien mit. Vergleiche den Entwurf damit. So prüfst du den Nutzen an einer echten Aufgabe und nicht in einem Wettbewerb um die überzeugendsten Adjektive.

Die Unternehmensbeispiele, die redaktionelle Aufgabenstellung und der Prüfablauf sind Beispiele aus diesem Artikel. Sie helfen, die Arbeit zu organisieren, garantieren aber keine korrekte Antwort des Modells.