Chatbot für Unternehmen, der seine Grenzen kennt
Wir bauen Bots für Ihre Website oder Telegram, die wiederkehrende Fragen beantworten, Anfragen aufnehmen und alles, was eine menschliche Entscheidung braucht, an Ihr Team übergeben. Die Antworten stammen nur aus Ihren eigenen Regeln und Daten.
Ein Chatbot für Unternehmen lohnt sich, wenn Kunden täglich dieselben Fragen stellen und die Antwort erst Stunden später kommt. Schaden richtet er an, wenn er Preise erfindet oder Leistungen zusagt, die es nicht gibt. Deshalb legen wir seine Grenzen fest, bevor wir ihn bauen.
Wann sich ein Bot lohnt
wann es passt
- Kunden fragen ständig nach Preisen, Öffnungszeiten, Lieferung oder Bestellstatus, und die Antworten wiederholen sich.
- Anfragen kommen abends und am Wochenende und werden erst am nächsten Werktag beantwortet.
- Preise, Regeln und Standardantworten liegen bereits vor und können dem Bot als Quelle dienen.
wann besser nicht jetzt
- Jede Anfrage ist anders und braucht die Beratung einer Fachkraft.
- Preise und Regeln ändern sich täglich, und niemand kommt mit dem Aktualisieren hinterher.
- Es kommen nur ein paar Nachrichten pro Woche. Dann antwortet ein Mensch schneller, als sich ein Bot rechnet.
So bauen wir den Bot
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01
Szenarien
Wir sammeln die häufigsten Kundenfragen und legen fest, welche der Bot selbst beantwortet und welche an einen Menschen gehen.
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02
Antwortquelle
Preise, Regeln, Öffnungszeiten und Hilfetexte liegen an einer Stelle, die Ihr Team ohne Entwickler pflegen kann.
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03
Die Grenze
Der Bot gewährt keine Rabatte, ändert keine Bestellungen und gibt keine Rechts- oder Gesundheitsauskünfte. Solche Anfragen gehen direkt an Ihr Team.
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04
Die Anfrage
Name, Kontaktdaten und Anliegen landen im CRM, in einer Tabelle oder im Team-Chat, und die zuständige Person wird benachrichtigt.
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05
Test
Vor dem Start testen wir mit echten Kundenfragen und sehen danach in den Protokollen nach, wo der Bot danebenliegt.
DIE FRAGEN, DIE WIR
AM HÄUFIGSTEN HÖREN.
Website-Chat oder Telegram?
Das hängt davon ab, wo Ihre Kunden Ihnen schon heute schreiben. Meist beginnen wir mit dem Kanal, über den die meisten Nachrichten kommen, und ergänzen weitere, sobald sich die Szenarien bewährt haben.
KI oder Buttons?
Buttons sind zuverlässig für einfache Abläufe wie Öffnungszeiten, Preise oder Terminbuchung. KI hilft, wenn dieselbe Frage auf viele Arten gestellt wird. In jedem Fall stützen sich die Antworten auf Ihre Daten, und riskante Aktionen bestätigt ein Mensch.
Was kostet ein Chatbot?
Das hängt von der Zahl der Szenarien, Kanäle und Anbindungen an CRM oder Warenwirtschaft ab. Nach der Analyse halten wir den Umfang schriftlich fest.
Was, wenn der Bot falsch antwortet?
Dafür gibt es die Grenze: Der Bot antwortet nur aus einer abgestimmten Quelle und gibt alles Unklare an einen Menschen weiter. In den Protokollen sehen wir, wo er sich geirrt hat, und passen das Szenario an.
Gibt es ein Chatbot-Projekt als Referenz?
Eine öffentliche Fallstudie zu einem Chatbot gibt es noch nicht. Dasselbe Prinzip steckt in unserem Pilotprojekt Klar für E-Mail-Triage und in der Content-Engine für BETSA: Das System übernimmt die Routine, Menschen treffen die riskanten Entscheidungen. In der Analyse zeigen wir, wie das für Ihre Szenarien aussähe.
Weitere Schwerpunkte
Klingt nach
Ihrer Aufgabe?
Schreiben Sie uns, wo Kunden Sie kontaktieren, welche Fragen am häufigsten kommen und wohin Anfragen gehen sollen. Wir antworten schriftlich, mit welchem Kanal und welchen Szenarien Sie beginnen sollten.
KI-Chatbot für Unternehmen: was zur Arbeit gehört
Ein Chatbot für Unternehmen rechnet sich dort, wo die Antwort vorher feststeht und der Kunde sie sofort haben will: Preis, Öffnungszeiten, Lieferbedingungen, Bestellstatus, ein freier Termin. Alles andere gibt der Bot an einen Menschen weiter, zusammen mit dem, was der Kunde schon geschrieben hat. Hier erklären wir, was zur Arbeit gehört, wie sie abläuft, wovon der Preis abhängt, wer einen Bot braucht und wer nicht und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Was eine Chatbot-Agentur liefern sollte
Der Bot selbst ist nur der sichtbare Teil. Damit er nichts erfindet und keine Anfrage verliert, braucht es mehr:
- eine Szenario-Übersicht: welche Fragen der Bot selbst beantwortet, welche er weitergibt und mit welchen Angaben;
- eine Antwortquelle mit Preisen, Bedingungen, Öffnungszeiten und Regeln, die Ihr Team ohne Entwickler pflegt;
- die Texte des Bots: Begrüßung, Rückfragen, Antworten und der Satz, mit dem er an einen Menschen übergibt;
- die Übergabe jeder Anfrage ins CRM, in eine Tabelle oder in den Team-Chat, mit Benachrichtigung an die zuständige Person;
- ein Gesprächsprotokoll, das zeigt, wo der Bot eine Frage nicht verstanden oder falsch beantwortet hat.
Ablauf: Telegram oder Website
Wir beginnen mit echten Gesprächen. Dafür bitten wir um einige Dutzend Chatverläufe ohne personenbezogene Daten und notieren, was Kunden tatsächlich fragen, nicht was das Team vermutet. Daraus entsteht die Liste der Szenarien, und mit Ihnen legen wir die Grenze fest: wo der Bot antwortet und wo er sofort einen Menschen dazuholt.
Dann stellen wir die Antwortquelle zusammen und schreiben die Texte. Bei einem Telegram-Bot planen wir die Befehle und Buttons, die Kunden zuerst sehen. Bei einem Website-Chat entscheiden wir, auf welchen Seiten er erscheint und was er fragt. Technisch sind beide verschieden, sie müssen aber dieselben Antworten nutzen. Sonst bekommt ein Kunde auf eine Frage zwei verschiedene Auskünfte.
Vor dem Start testen wir den Bot gemeinsam mit Ihrem Team an echten Fragen. Danach lesen wir das Protokoll und passen Szenarien dort an, wo der Bot danebenliegt oder Kunden oft nach einem Menschen fragen.
Wovon der Preis abhängt
Eine konkrete Zahl nennen wir nach der Analyse. Sie hängt ab von:
- der Zahl der Szenarien und ihren Verzweigungen;
- den Kanälen: nur Telegram, nur Website oder beides;
- Buttons oder KI, denn ein KI-Bot braucht mehr Tests und eine sorgfältiger gesetzte Grenze;
- Anbindungen an CRM, Warenwirtschaft, Terminbuchung oder Zahlung, jede mit eigenen Einschränkungen;
- den Sprachen, in denen der Bot antworten soll;
- der Frage, ob es schon eine Antwortquelle gibt oder ob wir sie aus Chats und dem Wissen Ihres Teams zusammentragen;
- der Pflege nach dem Start: durch Ihr Team oder durch uns.
Beim KI-Chatbot für Unternehmen kommen laufende Kosten für das Sprachmodell hinzu, die mit der Zahl der Gespräche wachsen. Den Umfang halten wir vor dem Start schriftlich fest.
Für wen sich ein Bot lohnt und für wen nicht
Ein Bot passt zu einem Onlineshop, bei dem täglich Fragen zu Bestellstatus und Lieferung kommen. Zu einem Dienstleister mit Terminbuchung, bei dem Kunden abends freie Zeiten suchen. Zu einem B2B-Unternehmen, das vor dem Angebot Eckdaten braucht: Menge, Maße, Termine, Standort. Der Bot fragt diese Angaben gleich ab, und Ihr Team bekommt eine Anfrage, mit der es arbeiten kann.
Nicht helfen wird ein Bot, wenn das Problem nicht die Antwortzeit ist, sondern dass niemand die Anfragen bearbeitet. Dann stapeln sie sich nur schneller. Fehl am Platz ist er auch dort, wo Kunden ein Gespräch mit einer bestimmten Person erwarten, etwa bei einem hochpreisigen persönlichen Service.
Das Prinzip „die Maschine übernimmt die Routine, der Mensch entscheidet über Riskantes“ haben wir an unserem eigenen Produkt geprüft. Im Pilotprojekt Klar sortierte das System vom 13. Juni bis 8. Juli 2026 die Geschäftsmails aus fünf Postfächern von PILLAR, Betsa und GrandMa, legte 91 Aufgaben an und verschickte 148 Zusammenfassungen. Die Antworten schrieben Menschen. Nach derselben Regel arbeitet unsere gesamte Automatisierung.
Typische Fehler
- Den Bot starten, bevor die Antworten irgendwo aufgeschrieben sind. Ein Bot weiß nur, was man ihm gibt. Stecken die Bedingungen im Kopf eines Mitarbeiters, sammeln Sie sie zuerst; wie das geht, zeigt der Artikel Zeit für wiederholte Kundenfragen freimachen.
- Den Weg zum Menschen verstecken. Wer dreimal ein Menü statt einer Antwort bekommt, schließt den Chat.
- Kontaktdaten sammeln, ohne dass sie irgendwo ankommen. Die Anfrage muss dort landen, wo sie jemand sieht; ob CRM, Tabelle oder Team-Chat: Wichtig ist, dass jemand dafür zuständig ist.
- Das Protokoll nach dem Start nicht lesen. Die ersten Wochen zeigen Fragen, die in keinem Szenario vorkamen.
- Einen Bot bauen, wo eine automatische Antwort mit Preisen und einem Link zum Formular reicht. Ist das bei Ihnen der Fall, sagen wir es vor Beginn der Arbeit.
Nächster Schritt
Schreiben Sie uns über die Kontaktseite. Beschreiben Sie, wo Kunden Sie kontaktieren, welche Fragen am häufigsten kommen, wohin Anfragen gehen sollen und wer sie beantwortet. Wenn möglich, legen Sie einige Chatverläufe ohne personenbezogene Daten bei. Wir antworten schriftlich, mit welchem Kanal und welchen Szenarien Sie beginnen sollten und was wir dafür von Ihnen brauchen.